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Bots y chatbots

Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams

Desarrollamos un chatbot con IA dentro de Microsoft Teams que resuelve en segundos los trámites de Recursos Humanos y soporte de TI de los empleados: vacaciones, recibos de nómina, constancias, contraseñas, accesos y tickets, con aprobaciones de los jefes en el mismo chat.
Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams

Resultados

79%
de solicitudes resueltas sin intervención humana
1
min para una constancia laboral (antes 2 días)
2.1 h
de resolución en TI (antes 1.8 días)
1,060
horas liberadas al mes en RH y soporte

El desafío

Recursos Humanos recibía más de 600 correos por semana con las mismas preguntas sobre vacaciones, quincenas, constancias y prestaciones, y la mesa de ayuda de TI atendía unas 85 llamadas diarias, la mayoría por contraseñas expiradas o cuentas bloqueadas. Una constancia laboral tardaba dos días, aprobar vacaciones tomaba tres y un ticket de TI se resolvía en casi dos días.

La solución

Construimos un asistente conversacional con IA que vive en Microsoft Teams, donde los empleados ya trabajan, y que también responde desde el portal interno y WhatsApp. Está conectado al sistema de nómina, al directorio activo y a la mesa de ayuda, así que no solo responde preguntas: pide vacaciones, entrega recibos y constancias, restablece contraseñas con verificación en dos pasos, crea tickets con diagnóstico y envía tarjetas de aprobación a los jefes para que aprueben con un clic.

Los empleados escriben en el chat de Teams como le escribirían a un compañero y el asistente identifica lo que necesitan. En temas de Recursos Humanos, consulta los días de vacaciones disponibles, arma la solicitud con las fechas y los días hábiles, y la envía al jefe directo como una tarjeta que se aprueba con un clic; al aprobarse, se registra en el sistema de nómina y se avisa al empleado. También entrega recibos de nómina con su XML, genera constancias laborales al momento y responde dudas sobre prestaciones, viáticos, días festivos y reglamento usando solo los documentos oficiales de la empresa, citando la sección de donde sale cada respuesta. En soporte de TI, restablece contraseñas y desbloquea cuentas del directorio activo después de verificar la identidad con un código por SMS, revisa el estado de equipos e impresoras y, cuando algo requiere a un técnico, crea el ticket en la mesa de ayuda con la prioridad, el equipo afectado, la garantía y un diagnóstico de lo que el empleado ya intentó. Cada empleado solo puede consultar información de su propio expediente y las solicitudes sobre datos confidenciales se rechazan y quedan registradas. Los reportes muestran el uso por área, los temas más consultados, el porcentaje de conversaciones resueltas sin intervención, los tiempos de resolución y la satisfacción de los empleados.
Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams — captura 1 Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams — captura 2 Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams — captura 3 Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams — captura 4 Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams — captura 5 Asistente de RH y TI para empleados en Microsoft Teams — captura 6

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